Proceso

ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

Según (Koontz, H. 2004), para concebir la función de organización como un proceso es preciso considerar varios elementos fundamentales. En primer lugar, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos. En segundo lugar, también debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de una empresa. La autoridad en una organización es un derecho socialmente determinado para ejercer la discrecionalidad; en consecuencia, ésta sujeta a cambios.

En tercer lugar y como sucede con cualquier plan, la estructura de una organización debe responder a las condiciones en la que se encuentra. Lo mismo que en el caso de un plan, también las premisas de una estructura organizacional pueden ser de orden económico, tecnológico político, social y ético. Esta debe diseñarse en favor del trabajo, para permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y para hacer posible que las personas cumplan eficientemente los objetivos trazados en futuro cambiante. En este sentido, una estructura organizacional única para todas las situaciones, y una que sea efectiva depende de la situación prevaleciente.

En cuarto lugar, y puesto que toda la organización está integrada por personas, en la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos. Esto no quiere decir que la estructura deba diseñarse en torno a los individuos y no a metas y actividades consecuentes. Aun así, es importante considerar el tipo de personas que la componen.

LÓGICA DE LA ORGANIZACIÓN

Existe una lógica fundamental para la organización, aunque en realidad los pasos 1 y 2 forman parte de la planeación, el proceso de organización consta de los siguientes seis pasos:

1.     Establecimiento de los objetivos de la empresa

2.    Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.

3.    Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos.

4.    Agrupación de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.

5.    Delegación al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.

6.    Enlace horizontal y vertical de los grupos entre si, por medio de relaciones de autoridad y flujos de información.

La organización no implica una extrema especialización ocupacional, la que en muchos casos resta interés al trabajo y lo vuelve tedioso e indebidamente restrictivo. La organización en sí misma no contiene nada que imponga este criterio. Asegurar que las tareas deben ser específicas no equivale a afirmar que deban ser limitadas y mecánicas. Los puestos de una organización pueden definirse lo mismo para permitir escaso o nulo margen de la actuación personal que para bridar la mayor discrecionalidad posible. No debe olvidarse que existen muchas maneras de organizar y que en la aplicación de la teoría estructural de organización se debe tomar en cuenta cada situación.

Básicamente el proceso de la organización conlleva una estabilidad para lograr un trabajo en armonía y de forma coherente cuando se quiere lograr una meta; puesto que en todo organismo social hay diversas tareas que se deben llevar a cabo se debe dividir el trabajo, gracias a esto se pueden lograr metas mas complejas de acuerdo a su relevancia en la empresa u organismo. También es necesario que si se quiere producir de manera mas eficiente se trabaje en equipo y coordinadamente, puesto que si cada quien hace el trabajo por su cuenta la producción será muy pobre.

Puesto que no existe una persona que pueda hacer todo el trabajo por si sola y además que la empresa depende de una producción eficiente y rápida, se aplica la división de el trabajo que conforma un equipo y se les debe asignar una tarea de acuerdo a la capacidad de la persona.

Para que la organización constituya un proceso se necesitan de varios elementos. En primer lugar, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos. En segundo lugar, debe ser reflejo de la oportunidad con que cuenta la dirección de una empresa. En tercer lugar, la estructura de una organización de una organización debe responder a las condiciones en la que se encuentran. Las premisas de una estructura organizacional pueden ser de orden político, tecnológico, social, económico y ético. Y en cuarto lugar, en la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN CONSTA DE LOS SIGUIENTES PASOS

·         Establecimiento de los objetivos de la empresa.

·         Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.

·         Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos.

·         Agrupación de esas actividades de acuerdo a los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.

·         Delegación al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.

·         Enlace horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de relaciones autoridad y flujo de información.

DIVISIÓN DEL TRABAJO

El trabajo puede ser fragmentado en las partes que lo componen. Estas pueden asignarse a trabajadores individuales, quienes se especializan en dichas tareas.

La división del trabajo tiene como propósito incrementar la productividad, debido a que ninguna persona puede ejecutar al mismo tiempo la totalidad de las tareas necesarias de una operación compleja. Sin embargo, si es posible que una persona desarrolle todas las tareas que se requieran. De ahí que es más eficiente y en algunos casos es absolutamente necesario dividir el total de la operación en actividades secuenciales y en paralelo.

Las formas de división del trabajo han sido favorecidas por la mecanización y por el advenimiento de la línea de ensamble, así como por la administración científica, la capacitación, el estudio del trabajo, y los sistemas de reconocimiento.

TIPOS DE ESPECIALIZACIÓN

Existen dos formas de ver la especialización: de acuerdo a la especialización de la tarea y desde el punto de vista de la especialización de la gente.

Especialización de la tarea: Es dividir el trabajo total en sus componentes. Debido a que cada componente es relativamente simple, los trabajadores pueden ser capacitados con relativa facilidad para desarrollarlo.

Especialización de la Gente: Involucra a personas con un alto grado de entrenamiento en tareas específicas.

La diferencia entre ambas especializaciones es que en la primera reside en el trabajo, y en la segunda la especialización se encuentra en la persona, quien con relativa facilidad puede moverse de organización a organización. Es muy importante distinguir estos dos tipos de especialización que tienen diferentes propósitos.

Desventajas de la especialización en la tarea. Puede volver el trabajo aburrido y monótono. Algunos piensan que deshumaniza el trabajo, y aísla al trabajador. La exagerada especialización puede perjudicar la productividad al provocar descuidos, ausentismo y aún sabotajes.

Hay tres orientaciones básicas para diseñar trabajos excesivamente especializados en la tarea: rotación de trabajos, ampliación del trabajo, y enriquecimiento.

Rotación, es el movimiento sistemático de un empleado a través de otra serie de puestos de trabajo. La teoría es que la rotación alivia el aburrimiento al permitir que el trabajador varíe sus actividades.

Ampliación. Incrementar el número de tareas de un trabajo. Es muchas veces llamado "carga horizontal de trabajo". Un trabajo ampliado puede motivar a un individuo por cinco razones:

Variedad de tareas. Los trabajos altamente fragmentados requieren de un limitado número de respuestas invariables que tienden a hacerlos extremadamente monótonos. Incrementar el número de tareas a ser desarrolladas, puede reducir el nivel de aburrimiento.

También frecuentemente los trabajos son ampliados a fin de que el trabajador complete una unidad total de trabajo, o la mayor parte. La tendencia es incrementar la satisfacción por permitir a los trabajadores apreciar su contribución al producto entero o al proyecto.

Algunos investigadores sugieren que los trabajadores obtienen satisfacción del trabajo cuando mejor utilizan sus habilidades físicas y mentales.

Los esquemas de trabajo ampliado, muchas veces hacen que el trabajador se mueva de la línea de producción hacia donde el o ella se mantenga en un solo lugar. Los investigadores sugieren que los trabajadores se fatigan menos y disfrutan más de su trabajo si ellos pueden variar el ritmo y el trabajo en un mismo lugar.

Retroalimentación. Trabajadores que realizan limitados trabajos con ciclo repetitivos cortos, con el mismo grupo de movimientos interminables, sin distinguirse un punto final; trae como resultado dificultades para medir el número de ciclos terminados, y aun si se midieran las tendencias de retroalimentación no tendrían sentido. El trabajo ampliado, permite otras posibilidades de retroalimentación con más significado para el trabajador.

Aunque los beneficios de la ampliación del trabajo son muchos, es necesario considerar algunas de sus desventajas. Puede: implicar mayores costos de capacitación para la adaptación en las nuevas tareas; significar un rediseño mayor de la producción en línea o del sistema. La productividad puede bajar durante la transición. Incrementos en el salario porque el trabajo se hace más complejo. Aún a pesar la ampliación del trabajo, este puede continuar siendo aburrido y rutinario.

Es importante resaltar que si el proceso de organización se presenta en este texto en sección aparte de los tipos de organización, así como de los principios y las técnicas organizacionales, es con fines meramente didácticos, ya que de esta manera se facilita su estudio y comprensión. Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar que tipo de organización es la idónea en la situación especifica que se éste manejando.

Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.

 

Ing. Paúl Ramírez